Créer une lettre de publipostage - avec Microsoft Word & Excel
Avec un publipostage, vous pouvez créer des lettres personnalisées dans Word pour un grand nombre de destinataires.
Vous trouverez ici un guide étape par étape, pour réaliser une lettre de publipostage dans Microsoft Word et Excel, ainsi qu'un modèle Word et Excel gratuit à télécharger.
Comment fonctionne le publipostage avec Word et Excel ?
Votre document Word est lié à une source de données (par exemple, une liste Microsoft Excel). Les données du destinataire, telles que le nom et l'adresse, sont automatiquement transférées de la source de données vers le document Microsoft Word et insérées.
Document Word
Document Word à envoyer à plusieurs destinataires
Source de données
Liste Excel comprenant toutes les données des destinataires.
Relier des données
Word utilise des champs de fusion pour lier les données à la liste Excel.
Guide étape par étape pour faire une lettre de publipostage avec Microsoft Word & Excel :
Utilisez notre guide clair en 5 étapes pour créer une lettre de publipostage dans Microsoft Word et Excel. Créez, révisez et imprimez vos documents fusionnés directement à partir de Word.
Télécharger un modèle Word & Excel gratuit
Créer un document dans Word
Ouvrez Microsoft Word et créez un nouveau document, par exemple une lettre ou une invitation. Vous pouvez également télécharger notre modèle de lettre et l'utiliser.
Le bloc d'adresse et la formule de politesse peuvent rester vides pour le moment; car cette partie sera remplie par la suite avec les données d'adresse de la source de données et donc automatisée.
Créer une source de données dans Excel
Ensuite, vous devez créer une feuille de calcul sur Microsoft Excel avec les données d'adresse de vos destinataires. La première ligne contient les en-têtes de colonne qui seront utilisés ultérieurement pour le classement dans Word. Vous pouvez télécharger notre modèle de source de données et l'utiliser.
Vous pouvez également associer des sources de données à vos contacts Outlook.
Lier la source de données à Word
Revenez à votre publipostage dans Word et sélectionnez l'onglet "Publipostage" dans la barre de menu supérieure.
- Cliquez ensuite sur "Sélectionner des destinataires" dans la barre supérieure, puis sur "Utiliser une liste existante" dans le menu déroulant.
- Sélectionnez dans la boîte de dialogue le fichier Excel que vous venez de créer (ou notre modèle de source de données) et cliquez sur "Ouvrir".
- Dans la boîte de dialogue "Ouvrir le classeur", vous devez sélectionner le "Tableau1" et confirmer avec "OK". La feuille de calcul Excel est maintenant liée à votre lettre de publipostage.
Insérer des champs de fusion
Pour utiliser les données de votre feuille de calcul Excel dans le bloc d'adresse et la formule de politesse, vous avez besoin de champs de fusion.
- Retournez à l'onglet "Publipostage" et cliquez sur "Insérer un champ de fusion". Les entrées du menu déroulant correspondent aux en-têtes de colonnes de votre tableau Excel.
- Vous pouvez maintenant construire votre bloc d'adresse ainsi que la formule de politesse avec les champs de publipostage et les données du destinataire seront automatiquement liées à votre lettre de publipostage.
Afficher un aperçu
Félicitations, vous avez créé un publipostage dans Microsoft Word !
Finalement, vous pouvez prévisualiser votre lettre type avec les différentes données de contact.
- Pour ce faire, cliquez sur "Aperçu des résultats" et naviguez avec les flèches entre les différents destinataires.
Problèmes liés à la création de lettres de publipostage avec Word & Excel
La création d'une lettre de publipostage via Word & Excel s’avère souvent une source d'angoisse et de problèmes. Le générateur de lettre publipostage gratuit permet de créer des lettres de publipostage en quelques secondes et de les télécharger gratuitement.
Créer gratuitement un publipostage en ligne
Fichiers volumineux : Les lettres de publipostage comprenant des graphiques dépassent rapidement la limite de Word et ne peuvent pas être créées.
Chronophage : La création de lettres de publipostage avec Word et Excel prend beaucoup du temps.
Logiciels payants : Si vous n'utilisez pas encore Word et Excel, vous devez acheter une licence pour ces derniers.
Post-traitement compliqué : Il est difficile d'ajouter des destinataires supplémentaires par la suite.
